Як правильно використовувати реінжиніринг бізнес-процесів

1. Суть реінжинірингу бізнес-процесів
2. Звичайна модернізація або реінжиніринг?
3. Реінжиніринг бізнес-процесів на практиці
4. Що потрібно для успішного реінжинірингу

Реінжиніринг бізнес-процесів може використовуватися в двох випадках:

• Для планового розвитку підприємства, з метою підвищення його ефективності.
• Для запобігання краху компанії, у якої накопичилося багато проблем.

Досвід показує, що в другому випадку реінжиніринг часто виявляється більш дієвим. Але єдина причина цього в тому, що в ситуації кризи керівництву майже що «нічого втрачати», і воно проводить реінжиніринг активно і всебічно, використовуючи для цього системи BPM. Якщо ж компанія працює більш-менш успішно, основною перешкодою для подібного реформування є саме консерватизм і небажання проводити серйозні зміни.

Суть реінжинірингу бізнес-процесів

Реінжиніринг бізнес-процесів є настільки всебічним дією, що він повинен відбуватися на всіх рівнях і включає в себе:

• Зміна робочих регламентів для співробітників.
• Перестроювання протікають всередині компанії процесів.
• Реформу структури підприємства або конкретних відділів.
• Переосмислення цілей і місії компанії.
• Зміна мислення співробітників і керівництва.
• автоматизацію через

Максимально просто передати суть реінжинірингу можна у вигляді такої схеми:

• Постановка конкретних завдань.
• Аналіз існуючої моделі роботи.
• Створення нової моделі роботи (ідеальною).
• Прорахунок змін, необхідних для переходу на нову модель.
• Внесення цих змін.

Хоча на словах все досить просто, але досвід показує, що реінжиніринг часто виявляється досить «травматичним» для існуючої схеми роботи підприємства і його звичних підвалин. Він не передбачає «декоративного ремонту», а вимагає системного і комплексного підходу. Саме бажання зберегти якісь елементи колишньої схеми найчастіше стають перешкодою для повноцінного реінжинірингу.

Ефективність реінжинірингу може бути дуже високою, особливо якщо він поєднується з використанням сучасних BPMS систем . Наприклад, компанії IBM він допоміг підвищити продуктивність праці в 100 разів, а компанія Форд на три чверті скоротила число своїх співробітників у відділі поставок. У більшості випадків реінжиніринг передбачає довгий і непростий шлях розвитку компанії, але якщо вона його пройде, то може досягти дійсно помітних результатів.

Звичайна модернізація або реінжиніринг?

Здавалося б, і те й інше призводить до схожих результатів: підвищення показників ефективності, поліпшення роботи підприємства. Але різниця дуже суттєва.
Проста модернізація, як правило, стосується окремих елементів - наприклад, технічного оснащення складу. Проводиться вона порівняно швидко (на монтаж устаткування буде витрачена пара тижнів). Робота складу після цього прискорюється, але істотно не змінюється: ті ж самі дії просто витрачають менше часу.
Реінжиніринг передбачає інше мислення, яке не спирається на вже наявні структури і процеси в компанії. Завдання тут - оптимізувати бізнес-процеси, спираючись на те, що важливо для клієнта. У тій же ситуації зі складом може виявитися так, що замість його модернізації ефективніше буде орендувати ще один склад або використовувати ще більш несподівані рішення.

Реінжиніринг бізнес-процесів на практиці

Зрозуміло, що підсумкова мета у кожної компанії одна - отримати більше прибутку. Однак збільшити прибуток можна як за рахунок отримання більшої кількості доходу, так і за рахунок скорочення витрат, різниці ніякої немає.
Тому, при збереженні головної мети, ставляться конкретні завдання: збільшення числа клієнтів, або збільшення числа звернень від кожного клієнта, або ж зниження витрат на конкретні процеси - наприклад, доставку продукції в магазини.
Вкрай важлива правильна постановка задачі. «Збільшити місткість вантажівки, не збільшуючи його габарити», «зменшити витрати на утримання бухгалтерії з 46 чоловік» - завдання, нерозв'язані за визначенням. Якщо ж ми будемо говорити про те, як перевозити за один рейс більше вантажу, то вже можуть прийти ідеї: використовувати кілька машин, або машину з причепом. У випадку з бухгалтерією рішенням може стати атусорсінг бухгалтерських послуг або істотна трансформація роботи відділу, або частини заміна співробітників і ПО.
На другому етапі фіксується поточна схема бізнес-процесів компанії, причому обов'язково обчислюється, скільки часу і ресурсів споживає кожен етап. Такий підрахунок дозволяє відразу побачити найбільш «вузькі» і проблемні місця.
Далі відбувається побудова ідеальної схеми, а потім - пошук рішень для її реалізації, наприклад системи BPM.

Що потрібно для успішного реінжинірингу

Реінжиніринг бізнес-процесів зможе принести свої плоди, лише якщо виконано всі умови:

• Готовність персоналу і співробітників до змін.
• Наявність достатніх ресурсів і часу.
• Технологічні рішення.

Практика показує, що з технологічними рішеннями, такими як BPMS, складнощів зазвичай не буває. Великою проблемою є те, що реінжиніринг вимагає великих фінансових вкладень на трансформацію підприємства і відбувається не миттєво.
Ще більш серйозною складністю може стати небажання персоналу, а часто і самого керівництва, йти цим шляхом до кінця. Перші труднощі лякають і змушують повернути назад, а перші удачі наводять на думку про те, що можна вже зупинитися - і в обох випадках процес не доходить до кінця.
Тільки рішучість і розуміння необхідності комплексних утворень дозволяють керівництву донести ці ідеї до кожного співробітника, в чому головна запорука успіху реінжинірингу.

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі Comindware Business Application Platform , Фахівець з партнерським відносинам.