Облік в магазині одягу: приклади і техніки

1. 1. Варіанти ведення обліку магазину одягу
2. облік вручну
3. Як вибрати програму для обліку в магазині одягу
4. облік ПО
5. 2. Складові обліку магазину одягу
6. 3. Алгоритм обліку партії товару
7. 4. Помилки і складності обліку в магазині одягу

Магазин одягу - це в першу чергу організація роботи з клієнтами, так як саме вони є визначальним фактором при виборі моделей, розмірів, колірної гами і т.п. Програми для обліку покликані полегшити продавцеві його роботу і дозволити сконцентруватися на обслуговуванні покупців і живому спілкуванні з ними. Однак, перш потрібно налаштувати систему обліку. Про те як це зробити без зайвих нервів, розповімо в нашій статті.

зміст:

1. Варіанти ведення обліку магазину одягу
2. Складові обліку магазину одягу
3. Алгоритм обліку партії товару
4. Помилки і складності обліку в магазині одягу

Корисні документи для скачування

завантажити

1. Варіанти ведення обліку магазину одягу

Отже, облік магазину одягу ведуть двома способами:

облік вручну

Переваг у цього методу всього два:

• відсутність витрат на придбання і установку ПЗ;
• розробка самостійної схеми та порядку обліку.

Але ні швидкістю обробки даних, ні простотою використання, метод різних табличок, які заповнюються в ручному режимі, не володіє.
Навіть на етапі становлення магазину одягу бажано почати застосовувати автоматизований облік. Якщо такої можливості немає, можна на основі нашого прикладу почати вести облік.

Приклад: Уявімо невеликий бутік одягу, який щойно відкрився. Постачальники завезли товар, який в першу чергу потрібно оприбуткувати. Для цього директор магазину завів табличку на комп'ютері.
У першому стовпці він просто перерахував всі найменування товарів, вказавши їх фасон, розмір, фірму-виробника і колір. У другому стовпці він поставив кількість одягу кожного найменування, що надійшла від постачальників.
Далі, він буде щодня вносити витрата. Якщо товар надійде знову, він підведе залишок і знову зробить стовпець приходу. Такі блоки він завів по кожному з постачальників окремо, для зручності розрахунків з ними.

Більш детально про облік в роздрібній торгівлі читайте тут >>>

Як вибрати програму для обліку в магазині одягу

Таблиця вийшла дуже довгою, тому в кінці місяця довелося заводити нову. Поступово власник магазину прийшов до висновку, що автоматизований спосіб зручніше і перейшов на нього.

облік ПО

Облікових програм для роздробу зараз на ринку не мало. Багато з них є частиною великого «пулу» іншого ПО, що дозволяє вести бухгалтерський і податковий облік в організації і здавати звіти.

Переваги використання:

• При широкому функціоналі використання ПЗ, його вартість швидко окупається зручністю і автоматизацією роботи;
• Простота використання: навчити роботі з програмою можна практично кожної людини від продавця до власника магазину. Тому, навіть початківець бізнесмен, який застосовує пільговий режим оподаткування і далекий від бухгалтерії, впорається з урахуванням в магазині одягу самостійно;
• Ролі користувачів можна розмежувати. Можна доручити товарознавцям або продавцям вводити номенклатуру товару, касиру враховувати виручку, а директор зможе здійснювати загальний контроль за процесом і в будь-який момент отримувати звіт про стан справ в роздробі і на складі;
• Облік складу і роздробу можна вести окремо, але в одній програмі;
• ПО можна інтегрувати з роботою касового апарату. Всі магазини одягу перейшли на касову техніку з функцією передачі даних онлайн - так звані онлайн-каси. І якщо дані про всі продажах магазину одягу надходять в режимі онлайн в податкові органи, то чому вони не можуть також надходити в облікову програму самої торгової точки;
• Швидкість обробки даних. Не потрібно придумувати якісь схеми і формули для підрахунку залишків і товарообігу, програма все зробить сама і дуже швидко;
• Можливість збереження інформації в хмарі, тобто на серверах компанії оператора. Таким чином, можна зберігати багато облікової інформації, не купуючи для цього окреме обладнання.

Здавалося б, так багато плюсів, йди і складай договір з компанією-оператором на використання облікового ПО, але, є, нюанси, на які потрібно звернути увагу до укладення договору:

• Наявність безкоштовної технічної підтримки. Програма вимагає технічного забезпечення і ПО вимагає регулярного оновлення. Ці функції повинна взяти на себе компанія-розробник або оператор на віддаленій основі. Не повинно бути необхідності тримати в самому магазині людини, яка розбирається в технічній стороні питання;
• Спеціалізовані програми більш уразливі для витоку інформації, ніж облік в ручному режимі. Тому, якщо комусь потрібні систематизовані облікові дані магазину одягу, їх буде простіше отримати. Для належного забезпечення комерційної таємниці ПО забезпечує різні ступені захисту від витоку інформації та її злому. Ще краще якщо ПО буде знаходиться в хмарі.

2. Складові обліку магазину одягу

• Довідник товару (один або кілька);
• Довідник контрагентів (постачальників і покупців за безготівковим розрахунком);
• Періоди для залишків (коли закінчуються залишки, коли потрібно замовляти нову партію);
• Дані для обчислення товарообігу (прихід / витрата).

Основне в цьому всьому - довідники. Від їх наповнення залежить те, як буде поставлений облік товарів, так як магазин одягу зазвичай торгує різної продукцією від різних постачальників.
Тому в товарному довіднику бажано відразу організувати розподіл номенклатури товару по колекціях, або вести, так званий партіонно-сортовий облік . Крім нього існують ще:

Кількісний метод ще називають аналітичним. Адже крім постачальника і найменування при продажу одягу важливі її артикул, колір і розмір.

Довідник товарів повинен все це враховувати. Саме аналітичний метод із зазначенням партій дозволяє отримати найбільш повну та достовірну картину залишків і руху товарів.

Найоптимальніший варіант - завести картки товару і умовно розкласти їх по партіях. В ручному варіанті це можуть бути окремі папки, в автоматизованому система розподілить їх сама.

3. Алгоритм обліку партії товару

Уявімо, що власник бутіка замовив у постачальника 10 суконь з нової колекції. Плаття прийшли в трьох кольорах (квіточка, горошок і візерунки) і ходових розмірів (44, 46 і 48). Вхідна ціна у всіх суконь однакова

Такого товару в роздробі ще не було, це пробна партія. Тому при отриманні колекції її необхідно внести в довідник.
Для розрахунків з постачальником важливий артикул, а для коректного обліку в роздробі - колір і розмір. Тому, ми заводимо картки суконь за кольорами, в які і заносимо всі розміри і артикули одного кольору.

Такий поділ дозволить, при необхідності, скорегувати продажну ціну за будь-якої забарвленням, якщо вона виявиться ходової або, навпаки, буде погано продаватися.

Покроковий алгоритм обліку цієї партії буде виглядати так:

1. Заводимо картки товару трьох видів;
2. Прибуткуємо партію в номенклатуру товару: розносимо в кожну картку кількість в розрізі розмірів;
3. Робимо націнку (однакову для всіх суконь);
4. Друкуємо цінники із зазначенням артикулу, кольору, розміру і ціни;
5. Щодня реєструємо продажу на основі відомостей по касі;
6. Списуємо продана кількість суконь в картках;
7. Якщо одне з суконь виявилося бракованим, оформляємо повернення від покупця і знову приходуем його у відповідній картці;
8. Оформляємо повернення бракованого сукні постачальнику;
9. Виводимо залишки;
10. Виявляємо, що одну сукню до сих пір не продалося, тому робимо його уцінку;
11. Проводимо ревізію і вносимо фактичні залишки в картки;
12. Після продажу всієї партії закриваємо картки.

Для оцінки ефективності роботи магазину одягу необхідно вести статистику продажів в різних розрізах:

• по номенклатурі;
• за розмірами;
• за колірною гамою;
• за фасонами;
• за іншими ознаками.

Всі ці можливості повинен надавати обраний спосіб обліку. Замовлення продукції необхідно робити на підставі даних про його оборотності. За допомогою програмного забезпечення цього домогтися легше. Облік без ПО зажадає аналізу товарообігу в ручному

режимі.

4. Помилки і складності обліку в магазині одягу

Будь-який метод контролю за залишками та обігом товару не застрахований від помилок.
Але якщо знати природу цих помилок і складності, які підстерігають директора торгової точки на цьому терені, можна скоротити їх кількість.
Ось перелік тих моментів, на які потрібно звернути увагу в першу чергу:

1. Хронологія документів. Має бути дотримана хронологічний порядок занесення всіх документів, як прибуткових, так і видаткових в базу даних. Обов'язково потрібно вказувати дати всіх подій. Якщо цього не робити, знайти допущену помилку буде складніше;
   
2. Тотальне кодування товару. Навіть якщо магазин зовсім маленький і не оснащений обладнанням для сканування штрих-кодів, потрібно завести свою систему кодування і вказувати коди на цінниках, а потім в чеках і звітах про продажі;
   
3. Регулярні ревізії. Чим частіше власник магазину перевіряє залишки товару, тим краще. Своєчасно виявлену недостачу або надлишки простіше відстежити і запобігти причину їх появи в майбутньому;
   
4. Сувора градація функцій персоналу. Матеріально-відповідальні особи не повинні мати можливості коригувати облікові дані, тим більше за минулі періоди. Облік повинен вести одна людина, а продавати товар і відповідати за його збереження - інші. Поділ цих функцій дає більше гарантій збереження товару;
   
5. Намагатися вказувати максимум відомої інформації про товар і стежити за появою дублів в довіднику;
   
6. Регулярно аналізувати товарообіг і стежити за націнкою. Її рівень повинен бути оптимальним для швидкої оборотності товару з певною рентабельністю;
   
7. Все ж поставити спеціальне програмне забезпечення для обліку, нехай навіть найпростіше. Адже людський фактор призводить до більших помилок.

Власник магазину одягу повинен мислити глобально і дивитися в майбутнє. Будь-який бізнес передбачає розвиток, тому якщо сьогодні працює магазин з тисячними оборотами в місяць, то через рік він повинен показувати вже сотні тисяч, а потім і мільйони.

Читайте також як розвивати роздрібний бізнес: